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Mitarbeiterschulung

Ein Großteil der Beschäftigten stehen unter dem stetigen Druck sich jederzeit weiterentwickeln und somit “lebenslang” lernen zu müssen. Zudem gibt es immer wieder neue Technologien und Vorschriften, die es zu verstehen gibt. Zur Erweiterung des Wissensstandes gibt es demnach verschiedene Möglichkeiten. Diese reichen von E-Learning bis hin zur klassischen Offline-Unterweisung.
Mitarbeiterschulungen spielen in allen Unternehmen eine immer größer werdende Rolle, nicht nur weil in vielen Bereichen mittlerweile eine Pflicht zur Sensibilisierung der Beschäftigten besteht.

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Mitarbeiterschulung Definition

Für Mitarbeiterschulungen gibt es keine direkte Definition. Sie werden durchgeführt, um Arbeitnehmer:innen in den verschiedensten Themenbereichen auf dem aktuellen Stand zu halten oder um bestehendes Wissen entsprechend aufzufrischen. Eine regelmäßige Wiederholung gewisser Themen ist nicht nur sinnvoll, sondern häufig sogar notwendig. Die Digitalisierung bietet vielen Unternehmen einen Grund für stetige Veränderungen, denn durch sie ergeben sich immer wieder neue Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Diese können in den unterschiedlichsten Formen stattfinden, Online, Offline, als Gruppenseminare oder auch als Einzelcoaching.

 

Warum sind Mitarbeiterschulungen wichtig?

Mitarbeiterschulungen spielen in jedem Unternehmen eine große Rolle, insbesondere bei Start-ups und kleineren Unternehmen, da hier Mitarbeiterschulungen noch nicht selbstverständlich sind. In größeren Unternehmen gelten Mitarbeiterschulungen bereits zum Standard und sind in vielen Bereichen nach dem Verhaltenskodex sogar intern verpflichtend. Ein Beispiel für wichtige Unterweisungen sind zum Beispiel die Datenschutz– und Informationssicherheit-Schulung. Zudem ist eine Unterweisung im Bereich der Arbeitssicherheit gem. der ersten Vorschrift der gesetzlichen Unfallversicherung vor Aufnahme der Tätigkeit gesetzlich vorgeschrieben. Diese ist dann im Nachgang mindestens einmal jährlich zu wiederholen. Für eine ISO 27001 Zertifizierungen muss eine Informationssicherheit-Schulung durchgeführt werden. Und zur Erreichung einer TISAX-Zertifizierung der Automobilindustrie ist neben der Informationssicherheit-Schulung auch eine entsprechende Datenschutz-Schulung notwendig. Ebenso gibt es auch Vorgaben für Kreditinstitute und die Immobilienbranche. Das Gesetz schreibt hier z.B. die Durchführung einer Geldwäschepräventionsschulung für die Beschäftigten vor.

Darüber hinaus tragen Mitarbeiterschulungen vor allem zur Personalentwicklung bei und können hierdurch die Attraktivität des Unternehmens steigern und ein Anreiz für neue Mitarbeiter:innen bieten, sich bei diesem zu bewerben. Mitarbeiterschulungen bringen Motivation und Zufriedenheit mit sich und stärken die fachliche und soziale Kompetenz der Beschäftigten. Sie sind sowohl für die Arbeitnehmer:innen als auch für die Arbeitgeber:innen wichtig. Das erlernte Wissen kann nämlich direkt im Unternehmen angewandt werden, wodurch ein Lerneffekt bei den Mitarbeiter:innen entsteht, und im Umkehrschluss auch das Unternehmen profitieren kann. Durch geschultes Personal steigt zudem der Wettbewerbsvorteil, sodass sich die Kosten für die Schulungen schnell rentieren.

Aufgrund von Mitarbeiterschulungen arbeiten Mitarbeiter:innen schneller, effektiver und strukturierter. Sie tragen dazu bei, dass Fehler vermieden werden, wodurch das Arbeitsklima im Unternehmen und im Team verbessert wird. Generell fördern sie eine positive Fehlerkultur, welche dazu beiträgt, dass Defizite und Wissenslücken durch qualifizierte Mitarbeiter:innen schnell aufgedeckt und behoben werden können.
Regelmäßige Mitarbeiterschulungen sind wichtig, um auf dem neuesten Stand in allen Bereichen, wie z.B. dem Datenschutz, zu sein. Gerade hier können Fehler oder Nichtbeachtung zu hohen Geldstrafen führen und nachträgliche Auswirkungen auf das Unternehmen mit sich bringen. Datenpannen können sehr viele Schäden verursachen, eine gute Mitarbeiterschulung kann hier jedoch vorbeugen.

 

Vorbereitung und Tipps für einer Mitarbeiterschulung

Bei der Vorbereitung für eine Unterweisung sollten folgende Fragen vorab geklärt werden:

    • Wie viele Personen sollen geschult werden?
    • Wie ist der bisherige Kenntnisstand der Teilnehmenden?
    • Soll die Schulung einmalig oder regelmäßig stattfinden?
    • Soll die Schulung eher theoretisch oder praktisch sein?
    • An welchem Ort kann sie durchgeführt werden?

Wenn alle Fragen beantwortet sind, sollte danach die passende Schulungsart bestimmt werden. Außerdem ist frühzeitig eine Bedarfsplanung vorzunehmen. Hierbei ist es wichtig, auch die individuelle Entwicklung der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Schulungen sollten spannend und interaktiv gestaltet werden. Im Anschluss an die Schulung sollte die Umsetzung des Gelernten im Alltag begleitet und die Effektivität der Weiterbildung gemessen werden.

 

Welche Formen der Mitarbeiterschulung gibt es?

Es gibt verschiedene Formen von Mitarbeiterschulungen, die von den Zielen eines Unternehmens abhängig sind. Für unterschiedliche Ziele sind unterschiedliche Schulungen sinnvoll. Schauen wir uns also zunächst die Merkmale dieser genau an:

Einarbeitung

Eine erfolgreiche Personalsuche kann der Beginn einer großartigen Zusammenarbeit sein – vorausgesetzt, die Integration gelingt. Je einfacher es ist, neue Mitarbeiter:innen in das Unternehmen zu integrieren, desto glücklicher und engagierter arbeiten und entwickeln sie sich. Ein guter Onboarding-Prozess legt den Grundstein für eine langfristige Bindung und reduziert die Fluktuation im Unternehmen. Bei der Einarbeitung kann eine kurze Mitarbeiterschulung sehr hilfreich sein, um beispielsweise das Unternehmen vorzustellen und die Werte des Unternehmens zu vermitteln.

Fortbildungen

Fortbildungen sind Weiterbildungen, die jedem einzelnen Beschäftigten die Möglichkeit geben, seine beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu erhalten, zu vertiefen oder seine Qualifikationen aufgrund der fachlichen Weiterentwicklung oder des beruflichen Aufstiegs anzupassen. Hierbei kann individuell geschaut werden, welche Fortbildungen für ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter:innen sinnvoll sind.

Umschulungen

Unter Umschulungen ist eine Aus- bzw. Weiterbildung für eine andere als die zuvor ausgeübte oder erlernte Tätigkeit zu verstehen. Kenntnisse und Erfahrungen aus früheren Tätigkeiten helfen Ihnen oft, die Einarbeitungszeit für neue Beschäftigungen im Vergleich zu Berufseinsteigern zu verkürzen.

1:1 Coaching

Coaches wissen genau, was ihrer Zielgruppe hilft und was nicht, denn die persönliche Note im 1:1-Coaching liefert wertvolles Feedback. Dadurch verstehen Coaches zunehmend, wie die Beschäftigten die Unterweisung am besten durchzuführen haben und wie sie damit die besten Ergebnisse erzielen.

E-Learning

E-Learning oder auch Electronic Learning (deutsch: „elektronisches Lernen“) bezeichnet alle Formen von Lernen, bei denen elektronische oder digitale Medien für die Präsentation und Bereitstellung von Lernmaterialien und/oder zur Unterstützung zwischenmenschlicher Kommunikation genutzt werden, wie z.B. Lernvideos oder Podcasts.

Zusatz-/Schlüsselqualifikationen (Softskills)

Zusatzqualifikationen sind Soft Skills, die über die Ausbildung oder das Studium hinausgehen und für den beruflichen Erfolg unerlässlich sind.
Sie ermöglichen es, ein Team zu führen, mit Lieferanten oder Kunden:innen zu verhandeln oder eine echte Führungskraft zu werden. Diese Qualifikationen lassen sich in sehr unterschiedliche Gruppen einteilen: Sprachkenntnisse, Kenntnisse von Verhandlungs- und Rhetoriktechniken sowie ein vertiefter Blick auf die Kommunikation in unterschiedlichen Kulturen oder Menschen mit unterschiedlichem Bildungsstand.

Berufsbegleitende Weiterbildung

Eine berufsbegleitende Weiterbildung kann sowohl als berufsbegleitendes Studium, als auch als berufsbegleitende Fortbildung erfolgen, welche sowohl als Präsenz- als auch als Fernlehrgänge angeboten werden. Diese Lehrgänge können klassisch in der Abendschule, in Teilzeit oder im Blockunterricht erfolgen.

Mentoring

Als Instrument der Persönlichkeitsentwicklung bezeichnet Mentoring den Austausch zwischen einer erfahrenen Person (Mentor) und einer weniger erfahrenen Person (Mentee). Der Mentor gibt sein Wissen und seine Erfahrung an den Mentee weiter, um ihn bei seiner persönlichen und beruflichen Entwicklung zu unterstützen.

 

E-Learning vs. Präsenzschulung

Neben der einfachen und personalisierten Gestaltung hat E-Learning viele weitere Vorteile. Beispielsweise haben die Mitarbeiter:innen mehr Freiheiten und Flexibilität in der Nutzung, wodurch sie sich besser in ihren Arbeitsalltag integrieren können. Dadurch wird nicht nur die reine Nutzung der erstellten Inhalte ermöglicht, sondern auch ein intensives gemeinsames Lernen der Beschäftigten. Zudem lassen sich Wissensschwächen der Lernenden durch die Verfügbarkeit zahlreicher Statistiken, wie etwa der durchschnittlichen Fehlerquote pro Frage, ermitteln. Zudem sind E-Learning-Schulungen kostengünstiger als Präsenzschulungen, da keine Reisekosten oder Verpflegung anfallen und bei Neueintritten auch keine nachträgliche Unterweisung erfolgen muss. E-Learning-Kurse, wie z. B. die der Mitarbeiterschule, sorgen zudem durch Verhaltensempfehlungen und entsprechende Praxisbeispiele für einen engeren und damit verständlicheren Wissenstransfer in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen. Darüber hinaus muss die Umsetzung und Gestaltung von E-Learning motivierend sein und gleichzeitig die Lernenden aktiv am Geschehen teilhaben lassen. Diese positive Einbindung in den Ausbildungsprozess kann beispielsweise durch Nachfragen nach dem Gelernten sichergestellt werden.
Die Mitarbeiterschule bietet sämtliche Kurse an, die für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen relevant sind, zudem besteht die Möglichkeit, Schulungen, die noch nicht in der Mitarbeiterschule abrufbar sind, individuell erstellen zu lassen und gar selbst einzufügen.

Doch auch Präsenzschulungen haben Ihre Daseinsberechtigung, hierbei entsteht nämlich ein persönlicher Kontakt mit Referent:innen und Kolleg:innen, was einen Teambuilding-Effekt haben kann. Außerdem kann so sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer:innen die Schulung absolviert haben. Zum Teil kann eine Präsenzschulung auch interaktiver gestaltet werden, das hängt allerdings von den Referent:innen und den Schulungsthemen ab. Das gemeinsame Lernen im Präsenztraining schafft zudem eine andere Verpflichtung, sich auf das Thema zu konzentrieren. Sozialer Druck aus der Gruppe kann dem Mangel an Selbstdisziplin häufig entgegenwirken.

 

Interne vs. externe Schulung

Interne Schulungen haben den Vorteil, dass sie selbst gestaltet werden können, das heißt, Inhalte können an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Eigene Räume sowie das eigene Personal können für Schulungen genutzt werden, wodurch die Kosten reduziert werden können. Die Entwicklung der Beiträge trägt zudem dazu bei das interne Know-how zu erweitern.

Allerdings bringen interne Schulungen einen hohen Aufwand der Organisation, Vorbereitung und Durchführung mit sich. So werden qualifizierte Mitarbeiter:innen benötigt, die sich bereits mit dem jeweiligen Thema auskennen und die Inhalte auch entsprechend in einer Unterweisung den Kolleg:innen verständlich näher bringen können.

Wird ein externer Anbieter für die Schulungen herangezogen, wird der eigene Aufwand stark reduziert. Es wird die Möglichkeit geschaffen, neues Wissen und Know-how zu vermitteln, was vorher nicht vorhanden war (Betriebsblindheit). Zudem können spezialisierte Anbieter eine höhere Qualität bieten als es bei internen Schulungen der Fall ist.

Durch die Abgabe der Schulungserstellung an einen externen Anbieter wird der Einfluss auf die Inhalte und die Durchführung der Schulung jedoch begrenzt. Außerdem kennen externe Anbieter die internen Herausforderungen nicht im Detail und die Konzeption einer individuellen Unterweisung ist leider häufig mit enormen Kosten verbunden.

 

In welchen Bereichen Mitarbeiter:innen schulen?

Mitarbeiter:innen müssen in den Bereichen geschult werden, wo sie fachliche Qualifikationen erwerben können, die für eine bestimmte Aufgabe notwendig sind.
Wichtige Schulungen für Mitarbeiter:innen sind u.a.:

  • Schulungen im Datenschutz, um den Umgang mit personenbezogenen Daten zu erlernen
  • IT-Sicherheitsschulungen, damit Cyber-Angriffe erkannt und vermieden werden
  • Schulungen im Arbeitsschutz, zur Prävention von Arbeitsunfällen und Krankheiten
  • Softwareschulungen zum Erlernen der Nutzung von speziellen Softwareprogrammen
  • Soft-Skill-Trainings, um die Kommunikation, Konfliktlösung, Zeitmanagement etc. zu verbessern
  • Schulungen zum Erwerb von Führungskompetenzen
  • Compliance Schulungen zur Sensibilisierung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
  • Schulungen zur Förderung von Gleichberechtigung und Diversität inklusive Anti-Mobbing-Training
 

Kosten einer Mitarbeiterschulung

Die Kosten für eine Mitarbeiterschulung variieren sehr stark. So gibt es Anbieter, die vollkommen kostenlos sind, und welche, die mehrere Tausend Euro kosten. Generell sind die Kosten jedoch abhängig von der Dauer der Unterweisung. Zu beachten sind allerdings steuerliche Aspekte und Fördergelder, da Kosten für Mitarbeiterschulungen als Betriebskosten gelten, auf die keine Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen. So profitieren nicht nur die Arbeitnehmer:innen davon, sondern auch die Arbeitgeber:innen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Förderungen und Bildungsprämien zu erhalten. In kleinen Unternehmen fördert die Agentur für Arbeit z.B. die Weiterbildung für geringqualifizierte und ältere Mitarbeiter:innen (WeGebAU) und für Personen über 25 mit einem Gehalt von max. 20.000 €. Überdies gibt es Bildungsgutscheine für berufsbegleitende Fortbildungen.

 

Fazit

Es lässt sich also festhalten, dass Mitarbeiterschulungen essentiell und unausweichlich für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen sind. Zudem gibt es verschiedene Möglichkeiten diese durchzuführen. Je nach Unternehmen sollte also individuell evaluiert werden, welche Methode der Unterweisung gewählt werden sollte.
Die Relevanz von Mitarbeiterschulungen sollte nicht unterschätzt werden, denn sie können einen großen Wettbewerbsvorteil liefern, zur Prävention beitragen und die Zufriedenheit im Unternehmen steigern. Gerade in Zeiten der Digitalisierung sollte die Möglichkeit des E-Learnings in allen Unternehmen in Betracht gezogen werden, um auch Ortsunabhängige Unterweisungen durchführen zu können.


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