Ein Code of Conduct bildet den Grundstein für ein gutes Compliance Management. Dies ist jedoch keineswegs der einzige Grund dafür, dass die Einführung eines Verhaltenskodex bzw. eines Code of Conducts sinnvoll für ein Unternehmen sein kann. So können die vereinbarten Regelungen die Corporate social responsibility Strategie ergänzen und allgemein vor Rechtsbrüchen und damit einhergehenden Haftungsrisiken schützen. Weitere Informationen zum sogenannten Code of Conduct finden Sie im nachfolgenden Beitrag.
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Definition Code of Conduct
Code of Conduct bedeutet ins Deutsche übersetzt Verhaltenskodex. Die Leitlinien des Kodexes orientieren sich dabei stets an dem gewünschten Verhalten der Mitarbeitenden und Führungskräfte. Sie werden zumeist von einem Compliance-Beauftragten erstellt und überprüft. Ein solcher Code of Conduct stellt dabei in der Regel eine Sammlung an unternehmensinternen Regelungen, Richtlinien und Verhaltensweisen für den Unternehmensalltag dar. Ziel sollte dabei sein, eine freiwillige Selbstbindung für das Unternehmen zu erzeugen und sich dabei an internationalen Standards und Vorgaben zu orientieren. Gleichzeitig dient die Sammlung als Handlungsorientierung der Mitarbeitenden, um rechtlich und ethisch korrektes Verhalten sicherzustellen. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass die festgelegten Leitlinien die Gegebenheiten des Unternehmens ausreichend berücksichtigen. Gemeinhin können die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, den Inhalt eines Code of Conduct beeinflussen.
Inhalt eines Code of Conduct
Neben den unternehmensspezifischen Charakteristika, die in einem Code of Conduct berücksichtigt werden sollten, gibt es auch allgemeine Inhalte, die eine solche Sammlung beinhalten sollte. Da es keine allgemeingültigen Vorgaben über den Inhalt gibt, empfiehlt es sich somit an internationalen Standards zu orientieren. Insbesondere die Anti-Rassismus-Konvention (ICER), die UN-Kinderrechtskonvention oder die allgemeine Erklärung der Menschenrechte sind zur Orientierung geeignete Regelwerke. Weiterhin sollten klare Verhaltensweisen zu folgende Themen festgelegt werden:
- Vermeidung von Diskriminierung
- Sicherstellung von Chancengleichheit
- Korruptionsbekämpfung
- Nachhaltiges und umweltfreundliches handeln
- Regelungen im Umgang mit Geschenken und Einladungen
- Schutz von sensiblen Informationen z. B. Geschäftsgeheimnissen
- Verhinderung von Kinder- und Zwangsarbeit
- Festlegung von Arbeitssicherheitsstandards
Erfüllung rechtlicher Anforderungen z. B. an den Datenschutz
Warum ist ein Code of Conduct wichtig?
Die Erstellung eines Code of Conduct ist nicht nur wichtig, sondern rechtfertigt auch den Aufwand. Er hilft dabei, die Identifikation der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner mit dem Unternehmen voranzutreiben und schafft gleichzeitig verbindliche Standards für alle Mitarbeitenden. Zudem verhelfen die Regelungen zu mehr Verhaltenssicherheit im Berufsalltag und können den Ruf des Unternehmens nach außen verbessern. Gleichzeitig können auf diesem Wege mögliche Konflikte und Probleme vorgebeugt werden.
Code of Conduct im Unternehmen
Der Bedarf eines Verhaltenskodex besteht dabei nicht zwangsläufig für jedes Unternehmen. Gerade bei kleineren Unternehmen kann es genügen, wenn das gewünschte Verhalten bekannt ist und von Führungskräften und der Geschäftsführung vorgelebt wird. Allgemein kann mit einem festgelegten Verhaltenskodex das Klima unter den Mitarbeitenden verbessert werden. Es sollte zu jedem Zeitpunkt darauf geachtet werden, dass der Code of Conduct alle Bereiche im Unternehmen einschließt und ein einheitliches Verständnis über die Unternehmenskultur vermittelt. Andernfalls drohe, dass der Sinn und Zweck des erstellten Verhaltenskodexes ins Leere läuft und die genannten Vorteile für das Unternehmen nicht entstehen. Folgerichtig kann es auch negative Auswirkungen haben, wenn kein Code of Conduct besteht.
Code of Conduct Beispiele
Da das Bestehen eines Code of Conducts im Unternehmen auch in der Außenwahrnehmung Vorteile bringt, sind Beispiele für Regelungsinhalte nicht schwer zu finden. Demnach hat beispielsweise die BMW AG Leitlinien festgelegt, die die Transparenz für Kapitalanleger verbessern sowie Korruption und Diskriminierung im Unternehmen verhindern soll. Da der Regelungsinhalt, wie bereits erwähnt, unternehmensspezifisch ist und von den Produkten, Dienstleistungen und der Branche abhängt, hat z. B. IKEA im Vergleich zur BMW AG andere Themenschwerpunkt festgelegt. Grundbausteine des Verhaltenskodexes IWAY sind dabei Leitlinien zum Thema Gesundheit, Löhne, Kinderarbeit und Tierschutz. Ein weiteres ist der Code of Conduct der Bertelsmann SE & Co. KGaA. Diese unterwerfen sich klaren Vorgaben hinsichtlich des fairen Wettbewerbs, Datenschutzes, Insiderhandels und Schutz des Unternehmensvermögens.
Vorteile durch einen Code of Conduct
Neben der positiven Außenwahrnehmung gibt es auch weitere Vorteile, die Unternehmen wie BMW, IKEA oder Bertelsmann zur Verabschiedung eines Code of Conduct veranlassen. Derweilen helfen die klaren Vorgaben bei der Einhaltung der Corporate social responsibility und können die Attraktivität durch eine Vermittlung der Unternehmenskultur für bestehende und aktuelle Mitarbeitenden erhöhen. Zusätzlich wird aus Compliance Gesichtspunkten die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen erleichtert.
Code of Conduct und Compliance Schulungen
Zur Förderung der Einhaltung der Regelungen des Code of Conducts können spezielle Schulungen beitragen. Mit einer Compliance und/oder Geldwäsche Schulung können Sie ihren Mitarbeitenden wichtige Inhalte hinsichtlich des Umgangs mit Geschäftsgeheimnissen, Korruption, Gleichbehandlung am Arbeitsplatz, Wettbewerbs- und Kartellrecht usw. vermitteln. Dies führt zu einer Sensibilisierung der genannten Themen und kann im Berufsalltag die Einschätzungsfähigkeit der Gefahren und Risiken der Mitarbeitenden erheblich verbessern. Die Durchführung von Schulungen dient somit zur Prävention vor Verstößen gegen den Code of Conduct bzw. gesetzlichen Regelungen. Folgende Schulungen können Sie bei diesem Prozess unterstützen:
- Sicherstellung der Unternehmens Compliance
- Vermeidung von Geldwäsche
- Korruptionsprävention
- Gleichbehandlung am Arbeitsplatz (AGG)
- Einhaltung des Wettbewerbs- und Kartellrechts
- Wahrung der Zoll- und Exportkontrolle
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Tipps für eine Code of Conduct Gestaltung
Für die Erstellung eines Code of Conduct gibt es keine festen Standards. Dies bedeutet auch, dass Unternehmen in der Regel viele Freiheiten bei der Entwicklung haben. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Verhaltenskodex einfach strukturiert wird und der Inhalt von allen Mitarbeitenden leicht verstanden werden kann. Vermeiden Sie zudem inhaltliche Grauzonen, indem Sie Wert auf eine präzise Formulierung legen. Des Weiteren sollten Sie den Code of Conduct dafür nutzen, um die ethischen und moralischen Werte sowie die Vision des Unternehmens aufzuzeigen. Sie sollte dabei jedoch immer auf die realistische Durchsetzbarkeit achten und nur die wichtigsten Kodizes festhalten. Nach erfolgter juristischen Prüfung der Regelungen sind diese sodann allen Mitarbeitenden möglichst einfach und dauerhaft zugänglich zu machen. Abschließend gilt es noch, die Einhaltung des Code of Conduct sicherzustellen. Dies können Sie tun, indem Sie kontinuierlich an den Verhaltenskodex erinnern (z. B. durch regelmäßige Schulungen, Rundmails oder im Intranet), das gewünschte Verhalten vorleben und das Dokument regelmäßig aktualisieren bzw. den Bedingungen des Unternehmens anpassen.
Folgen bei Nichteinhaltung
Die Folgen der Nichteinhaltung des Code of Conduct sind vielfältig. Auch wenn es keine Pflicht für die Einführung gibt, so sind die Mitarbeitenden im Innen- und Außenverhältnis zur Einhaltung der Regelungen verpflichtet. So können Verstöße mit Abmahnung oder sogar einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses geahndet werden. Zudem stehen dem Unternehmen individuelle Möglichkeiten offen, wie eine Nichteinhaltung geahndet werden kann. Schließlich hat der Aufwand, der durch die Erarbeitung und Durchsetzung eines Code of Conduct entsteht, seine Daseinsberechtigung. Die Regelungen bestehen, weil das Unternehmen gewisse Werte vertreten möchte, die für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten Vorteile und festgelegte Standards bieten sollen. Die möglichen Konsequenzen einer Nichteinhaltung sollten zur Wahrung der Transparenz somit stets bei der Entwicklung eines Code of Conduct mit berücksichtigt und niedergeschrieben werden.
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Herr Marvin Gebicke ist seit der Gründung der Mitarbeiterschule GmbH ein fester Bestandteil des Teams. Als Produkt-Experte und aufgrund der Umsetzung und Betreuung vieler Großprojekte, ist er ebenfalls für die Erstellung neuer Kurse zuständig. Seine Kenntnisse in den unterschiedlichsten Themengebieten der Compliance helfen dabei, Unternehmen bei der Umsetzung und Einführung von E-Learning zu unterstützen.
