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Compliance-Schulungen für Unternehmen

 

Compliance-Systeme in den Unternehmensstrukturen

Um ein Unternehmen umfangreich vor Reputationsschäden und horrenden Bußgeldern zu schützen, setzen immer mehr Organisationen auf ein umfangreiches und adäquates Compliance-System innerhalb ihrer Unternehmensstruktur. Denn leider kann es im Berufsalltag jederzeit zu Korruptions-, Kartell- oder Geldwäsche-Verstößen kommen, welche häufig mit hohen Strafgeldern verbunden sind. Deshalb ist eine Sicherstellung von geeigneten Präventionsmaßnahmen im Bereich der Compliance wichtig und nur möglich durch eine geeignete Unterweisung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Vorbeugungsmaßnahme gegen einen fehlerhaften Umgang mit Kunden, Lieferanten und anderen am Unternehmen beteiligten Personen wie bspw. Bewerbern empfiehlt es sich, das eigene Personal zu sensibilisieren und rechtssicher zu schulen.

Wirtschaftskriminalität kann enorme Schäden verursachen und eine Missachtung von Compliance-Richtlinien führt nicht selten zu strafrechtlichen Konsequenzen, hohen Bußgeldern oder Schadensersatzansprüchen gegenüber Dritten. Deshalb ist eine Schulung, wie bspw. die der Mitarbeiterschule, ein erster wesentlicher Schritt in Richtung Problembekämpfung. Doch was versteht man überhaupt unter Compliance und welche Bedeutung hat Compliance für ein Unternehmen? Falls Sie Interesse an einer E-Learning-Schulung im Compliance Bereich haben, können Sie hier mehr über unsere Schulung erfahren!

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Was ist unter Compliance zu verstehen?

Wenn man Compliance eins zu eins aus dem Englischen übersetzt, bedeutet es so viel wie Regeltreue bzw. Regelkonformität. Dabei geht es im Wesentlichen darum, dass Unternehmen Maßnahmen und Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass sie selbst und ihre Beschäftigten nicht gegen geltende Regelungen und Vorschriften verstoßen. Denn in erster Linie ist das Ziel von Compliance im Unternehmen die Vorbeugung von Pflichtverletzungen und Schadens- und Haftungsfällen sowie die Verhinderung und Vermeidung von Rechtsverstößen. Das Gebiet der Compliance Beratung ist demnach sehr vielfältig und umfangreich. Es erstreckt sich auf präventive Maßnahmen in Themengebieten wie Datenschutz und Informationssicherheit, Geldwäscheprävention, Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sowie Umweltschutz. Aber auch Gebiete wie die Außenwirtschaft und Exportkontrolle werden davon umfasst.

Die der Compliance zugrunde liegenden rechtlichen Bestimmungen ergeben sich nicht nur aus geltenden Gesetzen oder Rechtsprechungen, sondern auch aus selbst erstellten unternehmensinternen Richtlinien wie z.B. einem Verhaltenskodex, Gesellschafterbeschlüssen oder Anstellungsverträgen. Obwohl es von enormer Bedeutung ist, wird Compliance in vielen Unternehmen noch sehr nachlässig behandelt. Dabei ist Compliance keine optionale Wahlmöglichkeit, sondern vielmehr eine sich aus Gesetzen ergebende Pflicht für Unternehmen.

 

Welche Bedeutung hat Compliance für Unternehmen?

Compliance sollte für Unternehmen eine hohe Bedeutung besitzen. Denn ein Unternehmen kann sich und das Personal durch eine funktionierende Compliance-Struktur vor straf- und zivilrechtlichen Risiken schützen und damit verbundene Bußgelder und Gesetzesübertretungen abwenden. So führen bspw. kriminelle Handlungen wie Betrug, Insiderhandel, unlauterer Wettbewerb oder Geldwäsche zur Strafbarkeit der ausführenden Personen und der Unternehmensführung. Außerdem kann die Verwendung von einem Compliance-Management einen enormen Wettbewerbsvorteil mit sich bringen. Viele Auftraggeber legen großen Wert darauf, dass die entsprechenden Auftragnehmer über ein Compliance-Management verfügen. Zudem kann die Reputation und Authentizität eines Unternehmens durch eine adäquate Compliance-Organisation gefördert werden. Unternehmen sollten Compliance nicht nur halbherzig durchführen, sondern auch leben und strikt beachten.

Weiterhin kann durch einen besseren und rechtskonformen Außenauftritt einem Unternehmen auch finanziell Vorteile eingeräumt werden. Denn auch Banken und Versicherungen legen großen Wert darauf, mit Unternehmen zu kooperieren, welche eine funktionierende Compliance-Organisation implementiert haben. Das Unternehmen kann somit neben günstigeren Krediten auch von einer höheren Prämie wie z.B. bei der Haftpflichtversicherung profitieren. Auch die Effizienz und Effektivität im Unternehmen kann durch eine ausgereifte Unternehmensorganisation und Aufgabenverteilung im Bereich der Compliance gesteigert werden. Zudem verbessert sich das betriebsinterne Klima, weil durch die Einhaltung eines Verhaltenskodexes das Vertrauen von Lieferanten, Kunden und Beschäftigten in das Unternehmen gefestigt wird.

 

Wer ist verantwortlich für die Compliance-Schulung?

Grundsätzlich ist der oder die Compliance-Beauftragte innerhalb eines Unternehmens dafür verantwortlich, dass sich dieses und die Beschäftigten rechtlich und ethisch korrekt verhalten, also vorgeschriebene Gesetze und Richtlinien, aber auch festgelegte Verhaltenskodizes einhalten. Zudem fällt auch die Überprüfung sämtlicher innerbetrieblicher Abläufe und Prozesse nach den gültigen Vorschriften und Gesetzen in den Verantwortungsbereich der für Compliance zuständigen Person.

Je nach Größe des Unternehmens stellt der oder die Compliance-Beauftragte bzw. die dafür zuständige Person im Unternehmen sicher, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Compliance mindestens einmal im Jahr ordnungsgemäß geschult werden. Dadurch kann das Personal für mögliche Verstöße sensibilisiert und präventive Strukturen besser umgesetzt werden. Wie die Schulung im Detail durchgeführt werden soll, ist gesetzlich nicht festgelegt, es kann jedoch Gebrauch von E-Learning-Plattformen, wie z.B. der Mitarbeiterschule gemacht werden. Dies bietet im Gegensatz zu den häufig durchgeführten Präsenzschulungen den Vorteil einer vielseitigen und ortsunabhängigen Alternative. Auch können dabei ergänzende Informationen oder aktuelle Gesetzesänderungen problemlos in die Schulung etabliert werden. In einem demokratisch verfassten Rechtsstaat wie Deutschland wird die Einhaltung von gesetzlichen Regelungen als eine Selbstverständlichkeit angesehen. Demnach ist es auch für das Compliance-Management unverzichtbar, nationale und internationale Gesetze und Richtlinien einzuhalten.

 

Welchen Sinn haben Compliance-Management-Systeme im Unternehmen?

Mithilfe eines Compliance-Management-Systems (kurz CMS) werden alle Maßnahmen, Prozesse und Strukturen definiert, die zur Einhaltung der Regeltreue im Unternehmen dienen. Hierunter können auch rechtsverbindliche und ethische Regeln fallen. Damit diese Systeme bestmöglich helfen, sollten sie stets unternehmens- und prozessbezogen (z.B. für Einkauf, Vertrieb oder Personal) angelegt sein. Ein CMS hat den Sinn, potenzielle Risiken regelwidrigen Verhaltens schnellstmöglich zu erkennen, zu verstehen und den Schaden im Unternehmen zu minimieren oder sogar zu verhindern. Des Weiteren ist es vor allem dabei hilfreich Verhaltensrichtlinien zu erstellen und zu aktualisieren.

Um Compliance für alle Beteiligten einfacher und für den Berufsalltag anwendbarer zu machen, gibt es bestimmte einheitliche Standards, die in jedem Compliance-Management-System vorkommen sollten. Der wichtigste Standard dabei ist die ISO 37301 (ehemals ISO 19600). Die ISO 37301 ist eine internationale zertifizierbare Normung für die Vereinheitlichung der Rahmenbedingungen in der Compliance-Organisation. Zudem beinhaltet diese Leitlinien und Anforderungen für den Aufbau, die Umsetzung und Wirksamkeitskontrolle von Compliance-Management-Systemen. Zusätzlich zum CMS gibt es verschiedene andere Managementsysteme und Standards, die Grundsätze eines regeltreuen Verhaltens kontrollieren. Beispielhaft sind hier das Risikomanagement und das interne Kontrollsystem zu nennen.

Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 9. Mai 2017 – 1 StR 265/16) kann sich ein effektives, auf die Vermeidung von Rechtsverstößen ausgelegtes Compliance-Programm sowie eine umfangreiche Schulung der Mitarbeitenden mindernd auf die Bußgeldbemessung nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten auswirken.

 

Wozu dient eine Compliance-Richtlinie oder ein Verhaltenskodex?

Eine Compliance-Richtlinie oder ein Verhaltenskodex sollen innerhalb des Unternehmens als Orientierungshilfe dienen, insbesondere in den Bereichen des rechtskonformen Verhaltens und der Korruptionsbekämpfung. Des Weiteren fördern diese das gemeinsame Verständnis und das Aufkommen einer Kommunikationskultur. Damit Beschäftigte nicht gegen Gesetze und interne Vorgaben verstoßen, brauchen diese dafür konkrete Verhaltensrichtlinien oder -vorgaben. Das vereinfacht Arbeitsabläufe im Unternehmen und gibt allen Beteiligten Sicherheit.

Der Verhaltenskodex bzw. die Compliance-Richtlinie ist individuell auf jede Firma zugeschnitten und daher auch von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Diese Richtlinien beziehen sich nicht ausschließlich auf gesetzliche Bestimmungen, sondern teilweise auch auf freiwillige Regelungen und Vorgaben, die von jedem Unternehmen selbst definiert werden können. Weiterhin sollten diese verbindlich für alle Beschäftigten gelten und auch für jedermann verständlich definiert werden. Hat die Firma verschiedene Abteilungen, so kann es hier auch zu Regelabweichungen in dem Unternehmen selbst kommen. Der Verhaltenskodex hat nicht den Anspruch, alle Themen bis ins letzte Detail zu regeln. Vielmehr soll dieser allen Angestellten als Leitlinie für den Arbeitsalltag im Umgang mit Kunden, Lieferanten und anderen Kolleginnen und Kollegen dienen. Durch Beachtung und Einhaltung des Verhaltenskodex sollen Angestellte vor möglichen Verstößen gegen geltendes Recht bewahrt werden und somit auch vor strafrechtlicher Verfolgung und vor zivilrechtlichen Ansprüchen geschützt werden.

Folgende Themenbereiche sollten grundsätzlich innerhalb einer Compliance-Richtlinie oder eines Verhaltenskodexes aufgegriffen werden. Zuerst einmal die Führung des Unternehmens und das soziale Miteinander innerhalb der Firma, der Umgang mit Dritten (z.B. mit geschäftlichen Kontakten, liefernden Unternehmen und der Öffentlichkeit) sowie der Umgang mit Geschenken und Einladungen. Weiterführend werden auch die Vergabe von Spenden und die Entscheidung über Sponsoring behandelt. Ein anderes wichtiges Thema ist der Umgang und die Vermeidung mit der Diskriminierung von Minderheiten. Aber auch Maßnahmen zur Gleichstellung von Frauen spielen eine wichtige Rolle. Zudem ist der Datenschutz ein weiteres Thema, also der Umgang mit Informationen (Geschäftsgeheimnissen und sensiblen Daten). Zusätzlich sollte das wirtschaftliche Handeln im globalen Kontext als weiterer Punkt definiert werden. Hierbei werden meist Themen wie Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards und moderne Sklaverei behandelt. Das letzte Beispiel gilt dem Umweltschutz. Dabei wird festgelegt, welche Verantwortung die Firma gegenüber der Natur hat und wie mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen nachhaltig umgegangen werden sollte.

Falls Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen hat und wir das Interesse an einer E-Learning-Schulung für Ihre Mitarbeiter geweckt haben, können Sie hier weitere Einblicke in die Schulungsinhalte erhalten oder eine Demo zu unserem Portal anfordern.


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