Warum ist eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter wichtig?
Datenschutz gewinnt in Zeiten rasanter Digitalisierung immer mehr an Bedeutung, da der Schutz von personenbezogenen Daten zunehmend relevant wird. Die Verarbeitung dieser sensiblen Daten, ob im Homeoffice oder im Büro, nimmt stetig zu. Daher ist eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter zur Vermittlung des sicheren und rechtskonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten essentiell.
Die Offenlegung sensibler Daten kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere im Hinblick auf Identitätsdiebstahl und daraus resultierende Schäden. Eine Datenschutzschulung kann hier eine effektive Barriere zum Schutz von Unternehmen und Einzelpersonen darstellen. Jeder hat ein Interesse am Schutz personenbezogener Daten, sei es im Privat- oder Berufsleben.
Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 wurden die Datenschutzstandards innerhalb der EU verschärft und ein wichtiger Schritt in Richtung Informations-Selbstbestimmung gemacht. Strafen und Bußgelder für Datenschutzverstöße sind im Vergleich zu älteren Datenschutzgesetzen deutlich gestiegen. Viele Unternehmen haben dies durch Verstöße gegen die DSGVO und hohe Bußgelder erfahren. Daher sind die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten durch die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) besonders hoch und die Haftungsmöglichkeiten der Unternehmen und ihrer Datenschutzbeauftragten nehmen stetig zu.
Daher ist es unerlässlich, Mitarbeiter durch eine Datenschutzschulung rechtssicher zu schulen, um die korrekte Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zu gewährleisten und Risiken im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen im Unternehmen zu reduzieren oder sogar zu eliminieren. Eine Datenschutzschulung, wie zum Beispiel die der Mitarbeiterschule, ist ein erster wichtiger Schritt zur Problembehebung. Wenn Sie an einer E-Learning-Datenschutzschulung interessiert sind, erfahren Sie hier mehr darüber!
Inhalte
- Warum ist eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter wichtig?
- Was ist eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
- Welche Mitarbeiter benötigen eine Datenschutzschulung?
- Wie häufig sollten Mitarbeiter eine Datenschutzschulung erhalten?
- Was sind Inhalte einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
- Müssen Datenschutzschulungen spezifisch gestaltet sein?
- Welche Vorteile bringt eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
- Nachweise einer Datenschutzschulung für jeden Mitarbeiter
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Was ist eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
Eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter ist ein Training, das darauf abzielt, den Mitarbeitern eines Unternehmens die Grundlagen des Datenschutzes beizubringen. Ziel einer Datenschutzschulung ist es, dass Mitarbeiter ein Verständnis dafür entwickeln, wie sie die Datenschutzgesetze in ihrer täglichen Arbeit einhalten und personenbezogene Daten sicher verarbeiten können. Damit sollen Risiken wie Datenverluste, -diebstähle oder -missbräuche und die damit verbundenen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen vermieden werden.
In einer Datenschutzschulung lernen die Mitarbeiter:
- Was Datenschutzgesetze sind und warum sie wichtig sind.
- Wie sie die persönlichen Daten von Kunden, Kollegen und anderen Personen schützen können.
- Welche Pflichten das Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz hat.
- Wie sie sicher mit Daten umgehen und Datenschutzverletzungen vermeiden können.
- Das Hauptziel einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Regeln des Datenschutzes kennen und einhalten, um so die persönlichen Daten aller Beteiligten zu schützen und rechtliche Probleme für das Unternehmen zu vermeiden.
Welche Mitarbeiter benötigen eine Datenschutzschulung?
Eine direkte Pflicht zur Durchführung einer Datenschutzschulung besteht weder gem. der DSGVO noch laut den ergänzenden nationalen Vorschriften des BDSG. Allerdings lässt sich innerhalb DSGVO aus den Artikeln 32 Abs. 1 lit. d) und 39 Abs. 1 lit. a) eine indirekte Vorgabe herleiten, die eine nachweisbare Sensibilisierung der Beschäftigten vorschreibt. Aus diesem Grund ist eine Schulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens besonders geeignet, wenn ein grobes Verständnis über datenschutzrechtliche Themen vermittelt und konform mit den Vorgaben der DSGVO im Berufsalltag agiert werden soll. Grundkenntnisse oder eine besondere Bildung sind dabei keine Voraussetzung. Nach einer erfolgreichen Absolvierung der Schulung erhalten die Beschäftigten ein Zertifikat und weitere hilfreiche Praxistipps. Dies dient der gesetzlichen Nachweis- bzw. Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Gerade wenn ein Unternehmen in der Pflicht steht, einen Datenschutzbeauftragten zu stellen, empfiehlt es sich, die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzlich für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren, um eine reibungslose Zusammenarbeit und Umsetzung zu gewährleisten. Dies ist in der Regel der Fall, wenn ein Unternehmen mindestens zehn Personen beschäftigt, welche ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben. Darüber hinaus müssen Unternehmen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten dann einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig für Zwecke der Übermittlung, anonymen Übermittlung oder Markt- sowie Meinungsforschung verarbeitet werden.
Wie häufig sollten Mitarbeiter eine Datenschutzschulung erhalten?
Bezüglich der Schulungshäufigkeit bestehen keine gesetzlichen Vorgaben oder Leitlinien, jedoch empfiehlt es sich mindestens einmal im Jahr oder direkt nach der Einstellung alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, einschließlich Praktikanten und Auszubildenden zu schulen, um der stetigen digitalen Entwicklung und einem adäquaten Schutz der personenbezogenen Daten im Unternehmen gerecht zu werden. Außerdem bietet es sich an, Schulungen durchzuführen, wenn sich Neuerungen durch Rechtsprechungen im Datenschutzrecht, Änderungen der maßgeblichen Vorschriften oder Einführungen neuer Software oder Unternehmensprozesse ergeben.
Je nach Größe und Branche des Unternehmens rät es sich weiter ggf. häufiger zu schulen (z.B. quartalsmäßig), denn dadurch können ein umfangreicher Schutz und ein aktueller Wissensstand des Personals gewährleistet werden. Gerade wenn es sich um ein datengetriebenes Unternehmen handelt, bei dem bspw. eine Datenpanne bzw. die Offenlegung von sensiblen Daten große Schäden für Betroffene anrichten kann, sollte ein sechsmonatiger Turnus gewählt werden, um die Risikominimierung zu fördern.
Was sind Inhalte einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
In einer entsprechenden Schulung sollten die wichtigsten Grundlagen im Datenschutz vermittelt und das erlernte Wissen durch Verständnisfragen am Ende abgefragt werden. Hierbei sollten sich die Schulungsinhalte vor allem auf die Thematik der personenbezogenen Daten beziehen und klären, was man darunter versteht, bzw. wie diese bestenfalls von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet und behandelt werden müssen. Im besten Fall sind die Informationen dazu auch noch praxisnah und verständlich dargestellt. Auch sollten die Teilnehmenden über die möglichen Folgen bei einer Datenschutzverletzung aufgeklärt werden, um die Wichtigkeit der datenschutzkonformen Arbeitsweise im Berufsalltag noch mal hervorzuheben. Somit sollte eine gute Schulung das Ziel verfolgen, anhand der gesetzlichen Vorschriften innerhalb der DSGVO und des BDSG ein rechtskonformes Handeln der Beschäftigten sicherzustellen.
Bei der Umsetzung empfiehlt es sich allerdings je nach Unternehmensgegebenheiten die Nutzung einer E-Learning-Plattform wie z.B. der Mitarbeiterschule in Erwägung zu ziehen. E-Learning bietet im Gegensatz zu analogen Präsenzschulungen eine moderne Alternative mit dem Vorteil einer digitalen und abwechslungsreichen Lernmethode. Der größte Vorteil liegt jedoch darin, dass aktuelle gesetzliche Änderungen oder relevante Rechtsprechungen ohne Probleme in die Schulung inkludiert werden können. Damit werden die Aktualität der Informationen und die bestmögliche Sensibilisierung des Personals gewährleistet und der rechtskonforme Umgang mit personenbezogenen Daten gefördert.
Müssen Datenschutzschulungen spezifisch gestaltet sein?
Datenschutzschulungen sollten speziell gestaltet sein. Jedes Unternehmen ist ein bisschen anders und behandelt verschiedene Arten von Daten. Daher sollte die Schulung auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter zugeschnitten sein. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter genau wissen, was sie in ihrer speziellen Rolle tun müssen, um die Daten zu schützen.
E-Learning kann hier besonders gut passen. Mit E-Learning können wesentliche Grundlagen ganz einfach geschaffen werden. Zudem können die Mitarbeiter das Lernen in ihrem eigenen Tempo und zu einer für sie passenden Zeit durchführen. Außerdem können sie das Gelernte wiederholen, wenn sie es brauchen. All das macht E-Learning zu einer flexiblen und effektiven Methode für Datenschutzschulungen. Im Nachgang können Schulungen zusätzlich genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter angepasst werden. Oftmals bieten Anbieter neben einer Grundlagenschulung im Datenschutz auch noch weitere Spezifikationen an.
Welche Vorteile bringt eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
Betrieblicher Datenschutz ist aufgrund der Corona-Pandemie derzeit in aller Munde. Ungeachtet dessen und trotz der hohen Bußgeldandrohungen seitens der Landesbehörden bei nicht Einhaltung der Vorschriften zeigt sich in der täglichen Berufspraxis, dass die Begeisterung zur Umsetzung nicht durchgängig bzw. gar nicht vorhanden ist. Daher werden im Folgenden weitere positive Effekte eines gelebten Datenschutzes aufgeführt:
1. Authentizität
Um das Vertrauen der Kunden und Mitarbeitenden in das Unternehmen zu stärken, sollte Datenschutz nicht nur nach außen und innen kommuniziert, sondern auch gelebt werden. Dies wird z.B. durch eine adäquate Systematik zum Schutz der personenbezogenen Daten oder durch die informierten und sensibilisierten Beschäftigten vertreten. Damit kann eine authentische Wahrnehmung der Betrachterinnen und Betrachter des Unternehmens gefördert und ein ehrlicher Außenauftritt gewährleistet werden.
2. Risikominimierung
Des Weiteren können durch das aktive Handeln eines Unternehmens mögliche Schadensszenarien frühzeitig und noch vor dessen Eintreten identifiziert und behoben werden. Innerhalb einer Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann ein Unternehmen sich potenzielle Risiken vor Augen führen lassen und alle Beteiligten für diese präventiv sensibilisieren. Somit schützt ein frühzeitiges Handeln das Unternehmen vor hohen Bußgeldern sowie gravierenden Reputationsschäden bei auftretenden Datenschutzvorfällen.
3. Systematisierung
Zudem kann eine Schulung im Datenschutz hilfreich bei dem Verständnis von Datenschutzprozessen und -arbeitsweisen sein. Gerade im Umgang und bei der Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems (kurz DSMS), kann eine vorausgeschalte Schulung bei den Mitarbeitenden wertvoll sein, damit diese die Abläufe und Systematiken besser verstehen und nachvollziehen können. Das Vorgehen im Rahmen eines DSMS lässt sich als Strukturierung von bestimmten Abläufen und Vorgehensweisen beschreiben. Dabei werden die einzelnen Prozesse zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten systematisiert und strukturiert im sogenannten Verfahrensverzeichnis dokumentiert. Der Vorteil liegt dabei darin, dass ungeklärte Verantwortlichkeiten frühzeitig identifiziert, behoben und verständlicher aufgezeigt werden können.
4. Qualitätsmerkmal
Infolge der voranschreitenden Entwicklung von einer analogen in eine digitale Welt sind Vorfälle wie bspw. Datenverluste und falscher Umgang mit personenbezogenen Daten keine Seltenheit mehr. Ein Unternehmen kann aktiv an dieser Entwicklung partizipieren und durch den Schutz sensibler Personendaten ein eigenständiges Qualitätsmerkmal generieren. Denn ein bewusster und verantwortungsvoller Umgang mit Daten stellt einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen dar, die bei der Digitalisierung noch hinterherhängen.
Falls Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen hat und wir das Interesse an einer E-Learning-Schulung für Ihre Mitarbeiter geweckt haben, können Sie hier weitere Einblicke in die Schulungsinhalte erhalten oder eine Demo zu unserem Portal anfordern.
Nachweise einer Datenschutzschulung für jeden Mitarbeiter
Unternehmen sollten in der Regel Nachweise über durchgeführte Datenschutzschulungen für jeden Mitarbeiter führen. Diese Nachweise sind wichtig, um zu dokumentieren, dass das Unternehmen seine Pflichten im Rahmen der Datenschutzgesetze erfüllt hat (Rechenschaftspflicht erfüllen).
Diese Nachweise könnten beispielsweise aus Teilnahmebescheinigungen, Testergebnissen oder Fortschritten & Zertifikaten von E-Learning-Systemen bestehen. Im Falle einer Überprüfung durch eine Datenschutzbehörde oder im Falle eines Datenschutzvorfalls kann das Unternehmen diese Nachweise vorlegen, um zu zeigen, dass es die erforderlichen Schulungen durchgeführt hat.
Die genauen Anforderungen an die Dokumentation können je nach den spezifischen Datenschutzgesetzen, die auf das Unternehmen anwendbar sind, variieren. Daher ist es immer eine gute Idee, sich von einem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsexperten beraten zu lassen.
Herr Nils Möllers ist Gründer und Geschäftsführer der Mitarbeiterschule GmbH und der Keyed GmbH. Neben Expertise im Bereich Datenschutz in Konzernen, Unternehmensgruppen und Franchise-Systemen, ist Herr Möllers ebenfalls als zertifizierter Datenschutzbeauftragter tätig. Ergänzend zur datenschutzrechtlichen Expertise ist Herr Möllers im Bereich der IT-Sicherheit, begleitend zur ISO27001 und TISAX®-Assessments, beratend tätig.
