Warum Mitarbeiter im Datenschutz schulen?
Datenschutz ist wichtig, denn gerade in Zeiten der rasanten Weiterentwicklung im Bereich der Digitalisierung gewinnt der Schutz von personenbezogenen Daten immer mehr an Relevanz. Zudem nimmt auch die Verarbeitung dieser schutzbedürftigen Daten weiter zu, ob im Homeoffice oder im Büro. Deshalb ist der sichere und rechtskonforme Umgang mit personenbezogenen Daten für Unternehmen und deren Mitarbeitenden umso wichtiger.
Wenn bei Mitarbeitenden oder andere Betroffenen sensible Daten bekannt oder für jeden öffentlich zugänglich gemacht werden, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Gerade im Bereich des Identitätsdiebstahls und der dadurch entstehenden Schäden kann Datenschutz eine hilfreiche Schutzbarriere für Unternehmen und Privatpersonen darstellen. Somit hat jeder ein Interesse an dem Schutz von personenbezogenen Daten, ganz egal ob im Privat- oder Berufsleben.
Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 wurde der Datenschutz innerhalb der EU verschärft und ein erster wichtiger Schritt in Richtung informelle Selbstbestimmung gemacht. Auch sind die möglichen Straf- und Bußgelder für Datenschutzverstöße im Vergleich zu alten Datenschutzgesetzen enorm angestiegen. Viele Unternehmen haben diese Entwicklung schon am eigenen Leib erfahren müssen und wurden im Rahmen von Verstößen gegen die DSGVO mit hohen Bußgeldern bestraft. Damit wird der Umgang mit personenbezogenen Daten durch die DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) an besonders hohe Anforderungen geknüpft. Auch die Haftungsmöglichkeiten der Unternehmen und ihrer Datenschutzbeauftragten steigen damit stetig an.
Deshalb ist es besonders relevant, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtssicher im Datenschutz zu schulen, um eine fehlerhafte Umsetzung der rechtlichen Vorgaben vorzubeugen und Risiken im Unternehmen bezüglich verschiedenster Datenschutzverletzungen zu reduzieren oder sogar zu eliminieren. Eine Schulung, wie bspw. die der Mitarbeiterschule, ist ein erster wesentlicher Schritt in Richtung Problembekämpfung. Falls Sie Interesse an einer E-Learning-Schulung im Datenschutz besitzen, können Sie hier mehr darüber erfahren!
Inhalte
- Warum Mitarbeiter im Datenschutz schulen?
- Was ist Datenschutz?
- Welche Mitarbeiter benötigen eine Datenschutzschulung?
- Wie häufig sollten Mitarbeiter im Datenschutz unterwiesen werden?
- Was sollte in der Datenschutzschulung thematisiert werden?
- Welche Vorteile bringt eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
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Was ist Datenschutz?
Datenschutz bezeichnet pauschal den “Schutz von personenbezogenen Daten“. Er soll somit die Rechte eines Individuums in Bezug auf seine Daten schützen. Datenschutz wird aus dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung gemäß Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz abgeleitet. Dieses Grundrecht ist ein Teil des allgemeinen Persönlichkeitsrechts, wonach jeder Mensch grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten bestimmen darf.
Weiterhin besteht die Pflicht, dass die DSGVO von allen verantwortlichen Stellen umgesetzt werden muss. Verantwortlicher im Sinne des Gesetzes ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Somit ist der Adressat von Bußgeldern stets die verantwortliche Stelle. Dahingegen können Beschäftigten in einem Unternehmen, auch wenn diese nicht Verantwortliche sind, arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Verstößen gegen den Datenschutz drohen.
Die gesetzlichen Grundlagen zum Datenschutz sind in der europäischen DSGVO und in nationalen Gesetzen geregelt. Die DSGVO gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten der EU. Beispielsweise hat die Bundesrepublik Deutschland mit dem BDSG die Möglichkeit, nationalstaatliche Sonderregelungen zu setzen, genutzt. Allerdings darf der materielle Schutzstandard der DSGVO dabei nicht verändert werden. Zudem können Verstöße gegen den Datenschutz mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (je nachdem, welcher der Beträge höher ist). Die DSGVO gilt sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich, da auch im Business to Business Segment personenbezogene Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern verarbeitet werden.
Welche Mitarbeiter benötigen eine Datenschutzschulung?
Eine direkte Pflicht zur Durchführung einer Datenschutzschulung besteht weder gem. der DSGVO noch laut den ergänzenden nationalen Vorschriften des BDSG. Allerdings lässt sich innerhalb DSGVO aus den Artikeln 32 Abs. 1 lit. d) und 39 Abs. 1 lit. a) eine indirekte Vorgabe herleiten, die eine nachweisbare Sensibilisierung der Beschäftigten vorschreibt. Aus diesem Grund ist eine Schulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens besonders geeignet, wenn ein grobes Verständnis über datenschutzrechtliche Themen vermittelt und konform mit den Vorgaben der DSGVO im Berufsalltag agiert werden soll. Grundkenntnisse oder eine besondere Bildung sind dabei keine Voraussetzung. Nach einer erfolgreichen Absolvierung der Schulung erhalten die Beschäftigten ein Zertifikat und weitere hilfreiche Praxistipps. Dies dient der gesetzlichen Nachweis- bzw. Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Gerade wenn ein Unternehmen in der Pflicht steht, einen Datenschutzbeauftragten zu stellen, empfiehlt es sich, die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzlich für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren, um eine reibungslose Zusammenarbeit und Umsetzung zu gewährleisten. Dies ist in der Regel der Fall, wenn ein Unternehmen mindestens zehn Personen beschäftigt, welche ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben. Darüber hinaus müssen Unternehmen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten dann einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig für Zwecke der Übermittlung, anonymen Übermittlung oder Markt- sowie Meinungsforschung verarbeitet werden.
Wie häufig sollten Mitarbeiter im Datenschutz unterwiesen werden?
Bezüglich der Schulungshäufigkeit bestehen keine gesetzlichen Vorgaben oder Leitlinien, jedoch empfiehlt es sich mindestens einmal im Jahr oder direkt nach der Einstellung alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, einschließlich Praktikanten und Auszubildenden zu schulen, um der stetigen digitalen Entwicklung und einem adäquaten Schutz der personenbezogenen Daten im Unternehmen gerecht zu werden. Außerdem bietet es sich an, Schulungen durchzuführen, wenn sich Neuerungen durch Rechtsprechungen im Datenschutzrecht, Änderungen der maßgeblichen Vorschriften oder Einführungen neuer Software oder Unternehmensprozesse ergeben.
Je nach Größe und Branche des Unternehmens rät es sich weiter ggf. häufiger zu schulen (z.B. quartalsmäßig), denn dadurch können ein umfangreicher Schutz und ein aktueller Wissensstand des Personals gewährleistet werden. Gerade wenn es sich um ein datengetriebenes Unternehmen handelt, bei dem bspw. eine Datenpanne bzw. die Offenlegung von sensiblen Daten große Schäden für Betroffene anrichten kann, sollte ein sechsmonatiger Turnus gewählt werden, um die Risikominimierung zu fördern.
Was sollte in der Datenschutzschulung thematisiert werden?
In einer entsprechenden Schulung sollten die wichtigsten Grundlagen im Datenschutz vermittelt und das erlernte Wissen durch Verständnisfragen am Ende abgefragt werden. Hierbei sollten sich die Schulungsinhalte vor allem auf die Thematik der personenbezogenen Daten beziehen und klären, was man darunter versteht, bzw. wie diese bestenfalls von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet und behandelt werden müssen. Im besten Fall sind die Informationen dazu auch noch praxisnah und verständlich dargestellt. Auch sollten die Teilnehmenden über die möglichen Folgen bei einer Datenschutzverletzung aufgeklärt werden, um die Wichtigkeit der datenschutzkonformen Arbeitsweise im Berufsalltag noch mal hervorzuheben. Somit sollte eine gute Schulung das Ziel verfolgen, anhand der gesetzlichen Vorschriften innerhalb der DSGVO und des BDSG ein rechtskonformes Handeln der Beschäftigten sicherzustellen.
Bei der Umsetzung empfiehlt es sich allerdings je nach Unternehmensgegebenheiten die Nutzung einer E-Learning-Plattform wie z.B. der Mitarbeiterschule in Erwägung zu ziehen. E-Learning bietet im Gegensatz zu analogen Präsenzschulungen eine moderne Alternative mit dem Vorteil einer digitalen und abwechslungsreichen Lernmethode. Der größte Vorteil liegt jedoch darin, dass aktuelle gesetzliche Änderungen oder relevante Rechtsprechungen ohne Probleme in die Schulung inkludiert werden können. Damit werden die Aktualität der Informationen und die bestmögliche Sensibilisierung des Personals gewährleistet und der rechtskonforme Umgang mit personenbezogenen Daten gefördert.
Welche Vorteile bringt eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter?
Betrieblicher Datenschutz ist aufgrund der Corona-Pandemie derzeit in aller Munde. Ungeachtet dessen und trotz der hohen Bußgeldandrohungen seitens der Landesbehörden bei nicht Einhaltung der Vorschriften zeigt sich in der täglichen Berufspraxis, dass die Begeisterung zur Umsetzung nicht durchgängig bzw. gar nicht vorhanden ist. Daher werden im Folgenden weitere positive Effekte eines gelebten Datenschutzes aufgeführt:
1. Authentizität
Um das Vertrauen der Kunden und Mitarbeitenden in das Unternehmen zu stärken, sollte Datenschutz nicht nur nach außen und innen kommuniziert, sondern auch gelebt werden. Dies wird z.B. durch eine adäquate Systematik zum Schutz der personenbezogenen Daten oder durch die informierten und sensibilisierten Beschäftigten vertreten. Damit kann eine authentische Wahrnehmung der Betrachterinnen und Betrachter des Unternehmens gefördert und ein ehrlicher Außenauftritt gewährleistet werden.
2. Risikominimierung
Des Weiteren können durch das aktive Handeln eines Unternehmens mögliche Schadensszenarien frühzeitig und noch vor dessen Eintreten identifiziert und behoben werden. Innerhalb einer Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann ein Unternehmen sich potenzielle Risiken vor Augen führen lassen und alle Beteiligten für diese präventiv sensibilisieren. Somit schützt ein frühzeitiges Handeln das Unternehmen vor hohen Bußgeldern sowie gravierenden Reputationsschäden bei auftretenden Datenschutzvorfällen.
3. Systematisierung
Zudem kann eine Schulung im Datenschutz hilfreich bei dem Verständnis von Datenschutzprozessen und -arbeitsweisen sein. Gerade im Umgang und bei der Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems (kurz DSMS), kann eine vorausgeschalte Schulung bei den Mitarbeitenden wertvoll sein, damit diese die Abläufe und Systematiken besser verstehen und nachvollziehen können. Das Vorgehen im Rahmen eines DSMS lässt sich als Strukturierung von bestimmten Abläufen und Vorgehensweisen beschreiben. Dabei werden die einzelnen Prozesse zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten systematisiert und strukturiert im sogenannten Verfahrensverzeichnis dokumentiert. Der Vorteil liegt dabei darin, dass ungeklärte Verantwortlichkeiten frühzeitig identifiziert, behoben und verständlicher aufgezeigt werden können.
4. Qualitätsmerkmal
Infolge der voranschreitenden Entwicklung von einer analogen in eine digitale Welt sind Vorfälle wie bspw. Datenverluste und falscher Umgang mit personenbezogenen Daten keine Seltenheit mehr. Ein Unternehmen kann aktiv an dieser Entwicklung partizipieren und durch den Schutz sensibler Personendaten ein eigenständiges Qualitätsmerkmal generieren. Denn ein bewusster und verantwortungsvoller Umgang mit Daten stellt einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen dar, die bei der Digitalisierung noch hinterherhängen.
Falls Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen hat und wir das Interesse an einer E-Learning-Schulung für Ihre Mitarbeiter geweckt haben, können Sie hier weitere Einblicke in die Schulungsinhalte erhalten oder eine Demo zu unserem Portal anfordern.
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Herr Nils Möllers ist Gründer und Geschäftsführer der Mitarbeiterschule GmbH und der Keyed GmbH. Neben Expertise im Bereich Datenschutz in Konzernen, Unternehmensgruppen und Franchise-Systemen, ist Herr Möllers ebenfalls als zertifizierter Datenschutzbeauftragter tätig. Ergänzend zur datenschutzrechtlichen Expertise ist Herr Möllers im Bereich der IT-Sicherheit, begleitend zur ISO27001 und TISAX®-Assessments, beratend tätig.
