Mobiles Arbeiten und Homeoffice stellen Unternehmen und Mitarbeitende immer wieder vor neue Herausforderungen und Anforderungen. Diese Arbeitsweise eröffnet die Möglichkeit, flexibler zu arbeiten, was vor allem im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben von Vorteil sein kann. Auch der Wegfall des Arbeitsweges kann somit zusätzlich der Freizeit, der Umwelt und Ihrem Geldbeutel zugutekommen.
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Was ist unter Homeoffice und mobiler Arbeit zu verstehen?
Homeoffice ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen. Die Führungskraft hat dafür Sorge zu tragen, dass der Homeoffice-Arbeitsplatz den gleichen gesetzlichen Anforderungen genügt, wie der betriebliche Arbeitsplatz. Die Arbeitnehmer:innen sind bei der Homeoffice-Tätigkeit nicht frei in der Wahl ihres nicht-betrieblichen Arbeitsplatzes, sondern müssen die Arbeit von einem festen, geprüften Arbeitsplatz aus erledigen.
Unter mobiler Arbeit ist die durch Zurverfügungstellung von mobilen Endgeräten eingeräumte Möglichkeit zu verstehen, die Arbeitsleistung an typischerweise wechselnden Orten außerhalb des Betriebs zu erbringen (etwa auf Reisen im Zug, im Hotel oder auf dem heimischen Sofa). Die Beschäftigten müssen nicht zwingend von zu Hause aus arbeiten. Es muss lediglich die Erreichbarkeit sichergestellt werden.
Arbeitsschutzvorschriften
Das Arbeiten im Homeoffice folgt mehreren Regelungen. Dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die Arbeitsstättenverordnung stellt eine noch präziser formulierte Regelung zur Unterweisung im Homeoffice dar. Sie legt fest, wie Arbeitsstätten den Anforderungen an den Arbeitsschutz zu entsprechen haben. Weiterhin dient sie der Sicherheit, dem Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer:innen. Zusätzlich soll sie die Vermeidung von Berufskrankheiten sowie Arbeitsunfällen fördern. Ziel der Verordnung ist somit einerseits eine, menschengerechte Gestaltung der Arbeit sowie die Vermeidung von Unfällen aller Art am Arbeitsplatz. Das Arbeitszeitgesetz regelt, dass Arbeitnehmer:innen Anspruch auf ausreichende Erholungspausen und Ruhezeiten haben. § 5 ArbZG sieht dabei z. B. eine Ruhezeit von mind. elf Stunden vor.
Beim mobilen Arbeiten gelten die allgemeinen Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes, jedoch nicht die Arbeitsstättenverordnung. Das ArbSchG verpflichtet die Führungskraft lediglich für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu sorgen. Konkrete Anforderungen werden hierbei von den Unternehmen individuell festgelegt. Darüber hinaus ist die Verantwortung der Mitarbeitenden selbst gefragt.
Grundsätzlich findet mobiles Arbeiten außerhalb der definierten und geregelten Arbeitsumgebung, also außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens, statt.
Daher ist ein solches Arbeitsmodell nicht Bestandteil der Arbeitsstättenverordnung. Es gilt jedoch genauso wie sonst auch bei der Tätigkeit im Büro das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie das Arbeitszeitgesetz.
Empfehlenswert ist daher eine Betriebsvereinbarung, in der die wesentlichen Punkte des Arbeitsschutzes vereinbart werden. Gemäß § 5 ArbSchG ist aber auch bei der mobilen Arbeit grundsätzlich eine Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber erforderlich.
Natürlich kann mobiles Arbeiten auch primär von zu Hause ausgeübt werden, dies ist aber nicht zwingend notwendig. Ihre Führungskraft kann Ihnen auch in diesem Fall Arbeitsmittel anbieten, wie sie sonst eher regelmäßig bei der Arbeit im Homeoffice zum Einsatz kommen.
Beschränkt sich „mobiles Arbeiten“ auf den privaten häuslichen Bereich, ist zu prüfen, ob es sich um einen Remote-Arbeitsplatz nach ArbStättV mit Anforderungen an Begehung, Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung handelt oder nicht. In diesem Fall ist dann aber keine weitere mobile Arbeit wie z.B. das Arbeiten mit dem Laptop im Zug mehr möglich.
Es wird empfohlen, die Arbeitssituation überprüfen zu lassen und ggf. die Betriebsvereinbarung bei reinem Homeoffice an die Gegebenheiten anzupassen. So oder so ist die Führungskraft dazu verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Bei Homeoffice ist dies erfahrungsgemäß viel einfacher als bei der mobilen Arbeit.
Konkrete Anforderungen durch die Arbeitsstättenverordnung
Im Homeoffice sollte die Führungskraft daher sicherstellen, dass die Möbel und Einrichtungsgegenstände den ergonomischen Anforderungen entsprechen und dass ausreichend Licht und Luft vorhanden sind. Beschäftigte sind im Hinblick auf einzuhaltende Arbeitszeiten, Arbeitspausen, darüber notwendige Dokumentation, die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung und die Nutzung der Arbeitsmittel, zum Beispiel korrekte Bildschirmposition, möglichst separate Tastatur und Maus, richtige und wechselnde Sitzhaltung und Bewegungspausen zu unterweisen. Die Führungskraft muss durch geeignete Arbeitsorganisation sicherstellen, dass die Beschäftigten, denen entsprechende technische Möglichkeiten für das Homeoffice im Moment nicht zur Verfügung stehen, ihre Arbeitsaufgaben erfüllen können und ausreichend Zugang zu betrieblicher Kommunikation und Informationen haben.
Konkrete Anforderungen durch das Arbeitszeitgesetz
Sowohl im Homeoffice als auch bei der mobilen Arbeit sollten die Führungskraft sicherstellen, dass die Beschäftigten ihre Pausen und Ruhezeit einhalten können. Das Arbeitszeitgesetz sorgt für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer:innen bei der Arbeitszeitgestaltung. Es verbessert die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten, und schützt den Sonntag und die staatlich anerkannten Feiertage als Tage der Arbeitsruhe und der seelischen Erholung.
Allgemeine Anforderungen
Weiterhin ist die Kommunikation und Zusammenarbeit im Homeoffice und bei der mobilen Arbeit ein wesentlicher Punkt, der nicht unterschätzt werden sollte. Beim Arbeiten, welches nicht vor Ort stattfindet, kann es schwieriger sein, den Überblick über den Arbeitsfortschritt zu behalten und die Zusammenarbeit zu gewährleisten. Daher sollte die Führungskraft sicherstellen, dass es ausreichende Möglichkeiten für die Kommunikation und Zusammenarbeit gibt. Eine Möglichkeit wäre hier zum Beispiel die Nutzung einer Messaging-App, mit der man sich sehr einfach mit seinen Kolleg:innen in Verbindung setzen kann, sowohl Face to Face als auch in einer Gruppe.
Für eine gute Zusammenarbeit ist ebenfalls die Absprache zur Arbeitsorganisation essenziell. Es sollten Absprachen bezüglich der Arbeitszeiten und Pausen, sowie zur Erreichbarkeit und zur Nutzung von Arbeitsmitteln getroffen werden.
Auch das Auftreten von technischen Problemen während der Arbeit außerhalb des Büros ist gegenwärtig. Die Führungskraft sollte daher sicherstellen, dass sie mit den Mitarbeiter:innen einen guten Kontakt pflegt und diese bei technischen Problemen schnell unterstützt werden. Auch die Arbeitnehmer:innen seinerseits sollten bei geringen Mängeln oder Problemen aufmerksam werden und diese unverzüglich der Führungskraft mitteilen, da es sonst zu ungewollten Verzögerungen bei Abgabeterminen oder Fertigstellungen von Projekten kommen kann.
Wohlbefinden und Gesundheit
Beim Arbeiten außerhalb des Büros ist die Sicherstellung der ergonomischen Grundlagen ein wesentlicher Punkt. Die Führungskraft sollte gewährleisten, dass die Beschäftigten über ergonomische Möbel und Einrichtungsgegenstände verfügen, um Beschwerden wie Rückenschmerzen oder Nackenschmerzen zu vermeiden. Bei einem komfortablen Arbeitsplatz leiden weder die Produktivität, die Motivation noch die Gesundheit der Mitarbeiter:innen. Dadurch wird ebenfalls die Effektivität der Arbeit gesteigert, denn zufriedene Arbeitnehmer:innen sind gleich erfolgreicher.
Wenn man im Homeoffice oder mobile arbeitet, kann es schwierig sein, ausreichend Bewegung zu bekommen, da grundsätzliche Interaktionen bereits entfallen, wie der Weg zu Arbeit beispielsweise. Daher sollte die Führungskraft dafür sorgen, dass die Beschäftigten die Pausenregelungen einhalten und sich bewegen. Einen Spaziergang nach der Mittagspause einzuführen und regelmäßiges Aufstehen vom Arbeitsplatz könnten Möglichkeiten dafür sein. Ebenfalls bietet es sich an, nach Feierabend einer beliebigen Sportart nachzugehen. Weiterhin könnte die Führungskraft Beschäftigten im Homeoffice einen höhenverstellbaren Schreibtisch zu Verfügung stellen.
Auch die Ernährung spielt eine wichtige Rolle für die Arbeitnehmer:innen. Bei einem stressigen Arbeitsalltag neigen viele Menschen dazu, im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten mehr zu essen als im Büro. Dies kann an der reduzierten Bewegung, der allgemeinen psychischen Belastung oder aber auch an der Nähe zum Kühlschrank liegen. Daher ist es besonders wichtig auch zu Hause oder bei der mobilen Arbeit auf eine gesunde und ausgewogene Ernährung zu achten.
Entspannung im Homeoffice oder mobilen Office nach Feierabend kann schwierig sein. Die Trennung von Arbeit und Privatleben ist ebenfalls deutlich schwieriger als bei einem typischen Bürojob, wo man mit Verlassen des Gebäudes auch meistens mit seiner Arbeit abschließt. Jedoch gibt es gewisse Tipps, die zur Entspannung nach der Arbeit beitragen. Lesen und beantworten von Mails nach Feierabend sollte vermieden werden. Ebenfalls sollten auch andere Jobthemen nach Möglichkeit auf den nächsten Morgen verschoben werden. Weiterhin kann ein Feierabendritual helfen. Wie eben schon erwähnt gibt es die Möglichkeit der Ausübung einer Sportart nach dem Feierabend oder aber ein Spaziergang, eine Tasse Tee sowie auch das regelmäßige Verfolgen eines Podcasts.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Wie bereits erwähnt, kann es im Homeoffice schwieriger sein, den Überblick über den Arbeitsfortschritt zu behalten und die Zusammenarbeit zu gewährleisten. Die Führungskraft sollte daher dafür sorgen, dass es ausreichend Möglichkeiten für die Kommunikation und Zusammenarbeit gibt und dass die Beschäftigten regelmäßig miteinander in Kontakt treten.
Für eine ausgewogene psychologische Gesundheit ist auch der (persönliche) Kontakt zu anderen Personen sowie den Arbeitskollegen sehr wichtig. Die Führungskraft sollte daher dafür sorgen, dass es Möglichkeiten für den Austausch und die Unterstützung gibt und dass die Mitarbeiter:innen regelmäßig miteinander in Kontakt treten. Um soziale Kontakte auch digital zu pflegen, können Führungskräfte diese im Kompetenzerwerb beispielsweise durch Onlinetrainings oder Webinare unterstützen. Weitere Wege, die informelle Kommunikation unter den Beschäftigten zu fördern, können Treffen in festgelegten Gruppen, virtuelle Koch-Events, virtuelle Treffen in kleinen Gruppen, um etwa psychische Belastungen zu erörtern oder das Vertrauen zu fördern, sein. Auch ein monatlicher Austausch der Beschäftigten zu bestimmten Maßnahmen ist sinnvoll. Weiterhin sollten auch private Kontakte nicht vernachlässigt werden. Hinzu kommt, dass im Homeoffice oder bei der mobilen Arbeiten auch schnell Belastungen wie Einsamkeit oder Zeitdruck entstehen können. Die Führungskraft sollte daher dafür sorgen, dass die Beschäftigten Unterstützung bei diesen Belastungen erhalten, durch beispielsweise arbeitsmedizinisches Fachpersonal, betriebsärztliche Dienste oder arbeitspsychologisches Fachpersonal.
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Herr Marvin Gebicke ist seit der Gründung der Mitarbeiterschule GmbH ein fester Bestandteil des Teams. Als Produkt-Experte und aufgrund der Umsetzung und Betreuung vieler Großprojekte, ist er ebenfalls für die Erstellung neuer Kurse zuständig. Seine Kenntnisse in den unterschiedlichsten Themengebieten der Compliance helfen dabei, Unternehmen bei der Umsetzung und Einführung von E-Learning zu unterstützen.
