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Wie hinterlege ich bei neu angelegten Nutzer:innen die Tags für die Automatisierung?

Im Hilfe-Artikel Was bedeutet Kurs-Automatisierung? haben Sie bereits erfahren, was genau unter dieser Funktion verstanden wird. Für bestehende User:innen muss erst einmal nichts vorgenommen werden. Hierum kümmert sich netterweise der Support der Mitarbeiterschule. Bei neuen Mitarbeiter:innen müssen jedoch zukünftig sog. Tags (Haftnotizen) bei den Beschäftigten je Schulung hinterlegt werden, sodass Sie von dem sog. Cronjob in die Automatisierung aufgenommen werden können. Wie Sie dabei vorzugehen haben, erfahren Sie in diesem Artikel:

 

1. Navigation in das Klassenbuch

Im Lehrerzimmer finden Sie das Klassenbuch und können es über den „Jetzt öffnen“-Button öffnen.

 

 

 

 

 

2. Verwenden des Filters, um nur die heute hinzugefügten Nutzer:innen anzeigen zu lassen

Nun klicken Sie im Klassenbuch einfach auf den Button “Filter”, um die verschieden Einstellungen des Filters aufrufen zu können.

 

 

3. Nehmen Sie die notwendigen Filtereinstellungen vor

Scrollen Sie in den Filtereinstellungen nach ganz unten und tragen Sie bei “Nach Erstellungsdatum filtern” bei zwischen “TT/MM/JJJJ” und “TT/MM/JJJJ” das Datum des Uploads der neuen Benutzer:innen ein und wenden Sie anschließend den Filter an. Inzwischen werden Ihnen alle Beschäftigten angezeigt, welche Sie an dem besagten Tag im System hinzugefügt haben.

 

 

4. Zeilen anpassen

Hier können Sie am besten über den „Zeilen anpassen“-Button die Anzahl der angezeigten Nutzer:innen auf 1000 hochsetzen, damit im Folgenden alle Nutzer:innen angezeigt werden.

 

 

5. Markieren Sie alle Nutzerprofile, welche Ihnen angezeigt werden

Klicken Sie anschließend auf die erste Tickbox, sodass alle in der Tabelle angezeigten Nutzerprofile markiert werden.

 

6. Wählen Sie im Dropdown die Aktion “Tag hinzufügen” aus

Navigieren Sie jetzt zum Dropdown, wo nach der Auswahl der Nutzerprofile “Aktion auswählen (X Nutzer)” steht. Hier wählen Sie dann den Eintrag “Tag hinzufügen” aus.

 

7. Suchen Sie nach den entsprechenden Tags der Kurse, die den Nutzer:innen zugeordnet sind

Wählen Sie je nach zugeordneten Kursen die richtigen Tags aus. Sind die Nutzer:innen z.B. in die Standardkurse “Datenschutz-Basic-Schulung” und “Grundunterweisung im Arbeitsschutz” eingeschrieben, dann wählen Sie die Tags “Datenschutz (365 Tage)” und “Arbeitsschutz (365 Tage)” aus. Nach klicken auf “Speichern”, sind die Benutzerprofile in die entsprechende Automatisierung eingeschrieben worden.

 

ACHTUNG: Bei englischen Kursen sind auch die entsprechenden Tags z.B. “Data-Basic-Protection (365 days)” zu vergeben, hier funktioniert der Tag “Datenschutz (365 Tage)” leider nicht.